Est-il plus facile d’organiser un conseil d’administration et une assemblée générale d’ASBL ? Analyse.
La crise du covid 19 a entrainé de nombreux bouleversements, notamment la nécessité d’échanger à distance. L’organisation de la vie des ASBL culturelles a, comme tout le reste, été impactée par les mesures sanitaires, compliquant la tenue des assemblées générales (AG) et des conseils d’administration (CA) durant les confinements. Pour cette raison, un arrêté royal avait été adopté durant la crise permettait aux associations de reporter leurs AG ou d’organiser celles-ci par voie électronique sans pour autant qu’une disposition statutaire ne prévoit cette possibilité. Cet arrêté royal n’avait cependant qu’une durée d’application limitée dans le temps.
Fort de cette expérience, le législateur a compris la nécessité de prévoir plus de flexibilité pour l’organisation des assemblées. Heureusement, de nouvelles mesures intégrées dans le Code des sociétés et des associations simplifient et modernisent la tenue des assemblées, cette fois-ci de manière définitive. Ces mesures sont de trois ordres.
Les assemblées générales à distance
Les assemblées générales peuvent désormais se tenir à distance sur décision de l’organe d’administration sans que cette possibilité ne soit prévue statutairement. Pour ce faire, l’association doit mettre à la disposition de ses membres un moyen de communication électronique tel que les fameuses plateformes Skype, Teams, ZOOM ... rendues indispensables pendant la pandémie.
Certaines conditions doivent également être remplies pour recourir à ces outils. Tout d’abord, la convocation à l’assemblée générale doit décrire de manière claire et précise la procédure à suivre pour participer à distance. Si l’ASBL possède un site internet, la procédure doit être rendue accessible aux membres sur celui-ci.
Le moyen de communication utilisé doit, quant à lui, permettre de contrôler la qualité et l’identité du membre participant à distance. Ce dernier doit pouvoir prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions au sein de l’assemblée, participer aux délibérations et poser des questions s’il le souhaite avant de, surtout, exercer son droit de vote.
Le procès-verbal doit mentionner les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé l’assemblée.
Enfin, les membres du bureau désigné afin de superviser le bon déroulement de l’assemblée doivent être physiquement présents et ne peuvent donc pas participer par voie électronique. Ces derniers assument la responsabilité de la validité de la composition de l’assemblée.
A l’inverse des AG, aucune nouvelle mesure n’est entrée en vigueur concernant la tenue des CA par visioconférence. Nous sommes cependant d’avis que cette option est possible si elle est expressément autorisée et encadrée statutairement.
La prise de décision par écrit
Il est également désormais possible de prendre certaines décisions par écrit à l’unanimité des voix des membres, sans mention statutaire spécifique. Ceci est possible pour toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l’assemblée générale à l’exception de la modification des statuts.
Pour les CA, des décisions peuvent également être prises à l’unanimité par écrit à l'exception des décisions pour lesquelles les statuts excluent cette possibilité.
Le vote électronique
Enfin, il est également possible pour les membres de voter par voie électronique avant l’assemblée générale. Contrairement à la mesure précédente, celle-ci doit, quant à elle, être prévue et détaillée par les statuts de l’ASBL. Il est notamment nécessaire de prévoir des garanties permettant de vérifier la capacité et l’identité des membres.
Concernant les CA, les mêmes réflexions que celles exposées concernant la visioconférence sont de mise.
Dans la mesure où beaucoup d’ASBL n’ont pas encore mis leurs statuts en conformité avec le nouveau Code des Sociétés et des associations, c’est l’occasion de faire « d’une pierre deux coups ». Vous disposez encore d’un délai jusqu’au 1er janvier 2024. Ne tardez donc pas ! Pour rappel, il est impératif d’actualiser d’abord les statuts de son ASBL avant de poursuivre toute activité économique.
