Si la crise du Covid-19 impacte la vie quotidienne du citoyen à tout égard, il en va de même pour la vie des associations qui doivent organiser une assemblée générale pendant la première partie de l’année civile, et alors qu’elles comptaient mettre à jour leurs statuts avec le nouveau code des sociétés et des associations (il est toujours temps de le faire).
Les incertitudes quant à la gestion d’une entité juridique durant cette pandémie sont nombreuses.
Un nouvel arrêté royal tente de lever les incertitudes mais en imposant un formalisme strict. La prudence reste donc de mise.
Ces mesures exceptionnelles s’appliquent pour une durée limitée allant du 1er mars au 3 mai 2020 inclus, sous réserve de prolongation.
Nous faisons le point sur les mesures impactant les ASBL.
Les ASBL concernées
Sont concernées par ces mesures, toutes les ASBL qui en raison d’une norme légale ou statutaire :
- Sont en principe tenues de convoquer une assemblée et/ou un conseil d’administration entre le 1er mars et le 3 mai 2020 ;
- Doivent tenir une assemblée et/ou le conseil d’administration entre le 9 avril et le 3 mai 2020 ;
- Auraient dû tenir une assemblée et/ou un conseil d’administration entre le 1er mars et le 9 avril 2020, cette assemblée n’ayant pas eu lieu en raison de la pandémie.
En revanche, ces mesures ne sont pas applicables aux ASBL dont l’assemblée s’est effectivement et valablement tenue entre le 1er mars et le 9 avril 2020.
Les mesures
L’Arrêté royal prévoit trois différentes possibilités pour les ASBL dont l’assemblée générale ou le conseil d’administration doit être convoqué ou se tenir entre le 9 avril et le 3 mai 2020.
- D’une part, le conseil d’administration de ces ASBL peut décider de maintenir l’assemblée tout en assurant le respect des mesures prises en réponse à la pandémie. Dans ce cas, il est prévu un ensemble de mécanismes en vue de facilité l’organisation des réunions en respectant les règles de distanciation.
Cela peut prendre la forme de procuration ou de délibération à distance, mais en respectant un formalisme strict.
- D’autre part, le conseil d’administration peut décider de reporter l’assemblée jusqu’à la levée du confinement. Ceci est possible, toujours en respectant le formalisme prévu par l’arrêté royal, car cela impliquerait de ne pas respecter le prescrit statutaire…
- Enfin, uniquement pour les conseils d’administration, il serait possible de prendre les décisions à l’unanimité par écrit, ce qui permettrait de mettre en œuvre ce mécanisme par télégramme, par télex, par télécopie, par courrier électronique ou par tout autre moyen de communication, qui se matérialise par un document écrit chez le destinataire.
Ces mesures possèdent toutefois un caractère optionnel. Les ASBL qui souhaiteraient se conformer au régime habituel restent libres de le faire à condition, bien entendu, de respecter les mesures prises pour lutter contre la pandémie, dont les règles de distanciation.
Conclusions
Le but de l’arrêté royal est clairement louable et il doit être salué, à un moment où nous constatons que de nombreux administrateurs sont concernés par l’organisation des AG ordinaires et extraordinaires. En revanche, du fait du formalisme qui y est prévu, les trois options proposées ne seront pas sans soulever de nombreuses questions pour respecter la loi.
A défaut, c’est bien la validité de la décision de l’AG ou du CA qui pourrait être remise en cause.
Attention aux mauvaises interprétations: pour toute question, nous vous invitons à nous contacter par e-mail: ap@kaleis.be
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| AG et CA en téléconférence: c'est parfois possible. source: shutterstock. |
